Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.

Para que una factura sea válida debe garantizar: la legibilidad de la factura, la autenticidad del origen (identificar unívocamente al emisor) y la integridad de su contenido (tener la certeza de que el documento recibido no ha sido alterado).

La legibilidad la facilita el programa informático que crea o recibe la factura electrónica.

La autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas se garantizan si al generar la factura electrónica el emisor le incorpora una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

La firma electrónica es necesaria para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica.

Por otra parte, esa firma electrónica es reconocida, para conseguir el mayor grado de seguridad de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica 59/2003. Sólo la firma reconocida tiene validez legal igual a la manuscrita.

La solución e-Factura Redeia acepta facturas firmadas electrónicamente con firma XAdES EPES (XAdES B-Level) versión 1.3.2 ETSI TS XML-DSig http://uri.etsi.org/01903/v1.3.2#.

El uso de cualquier otro tipo, nivel de protección o política de firma supondrá el error en la factura electrónica (según Orden PRE/2971/2007 de 6 de octubre). Una factura con firma XAdES XL (XAdES LT-Level) puede no ser validada.

El portal e-Factura Redeia sólo aceptará facturas electrónicas que incorporen firma electrónica avanzada en base a un Certificado reconocido y válido. 

Las facturas pueden estar firmadas con certificados emitidos por cualquiera de los Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificados (PSEC) registrados en el marco eIDAS que emiten certificados aptos para la firma electrónica puede consultarse en la Sede Electrónica del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital: https://sedeaplicaciones.minetur.gob.es/Prestadores/

El portal e-Factura Redeia facilita la posibilidad de creación manual de facturas para los proveedores que no disponen de una solución de facturación electrónica o que simplemente no quieran incurrir en el coste de un desarrollo informático para enviar sus facturas a Redeia.

Para optar por esta modalidad de envío de facturas el proveedor tendrá que suscribir con Indra Soluciones Tecnologías de la Información S.L.U el “Documento de Delegación de Firma Electrónica” que podrán encontrar en la página web de Redeia. Indra Soluciones Tecnologías de la Información S.L.U es el proveedor tecnológico del portal e-Factura Redeia.

Una vez suscrito este documento el proveedor podrá generar las facturas electrónicas que serán firmadas en el propio portal.

Al firmar este documento, el proveedor autoriza a Indra Soluciones Tecnologías de la Información S.L.U (MINSAIT) a firmar electrónicamente las facturas que el proveedor genere en el portal e-Factura Redeia o envíe a las sociedades de Redeia con las que opere. No se autoriza a nada más.

Adicionalmente, en el documento se indica que MINSAIT se limita únicamente a realizar la tarea anteriormente descrita, no responsabilizándose del contenido de las facturas que firma y no teniendo nada que ver en las relaciones comerciales del proveedor con Redeia.

No existe un formato único para la factura electrónica, pero debe ser una factura en formato estructurado. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc. 

e-Factura Redeia contempla únicamente la recepción de facturas en formato Facturae 3.2. 

Dentro de las posibilidades admitidas por la Agencia Tributaria, e-Factura Redeia admite que sus proveedores envíen facturas electrónicas utilizando cualquiera de los protocolos/métodos que se exponen a continuación: Web Service, VAN/RVA (Red de valor añadido), Servicio Rest API, Upload de ficheros y creación manual de facturas electrónicas en la web.

No es necesario firmar ningún contrato o acuerdo específico. El proveedor tendrá que rellenar el formulario de alta que encontrará en la página web del servicio aceptando las condiciones generales del servicio de factura electrónica. 

Sólo es necesario firmar un documento para los proveedores de Redeia que no dispongan de las funcionalidades necesarias para la gestión de la firma electrónica necesaria para el envío de la factura electrónica, o que sean proveedores que elaboran facturas de forma manual en la web. 

Estos proveedores podrán utilizar el servicio de firma del portal e-Factura Redeia, previa autorización y delegación de firma a la empresa Indra Sistemas, S.A., proveedor tecnológico de la solución e-Factura Redeia.

El emisor de facturas electrónicas tiene las siguientes obligaciones:

• Conservar las facturas electrónicas, junto con los datos asociados (firma y certificado) en su formato original.

• Asegurar la legibilidad de las mismas en su formato original.

• El proveedor será responsable de la validez y eficacia de las facturas, así como de la realidad de los datos contenidos en las mismas.

El receptor de facturas electrónicas tiene las siguientes obligaciones:

• Conservar las facturas electrónicas, junto con los datos asociados (firma y certificado) en su formato original.
• Asegurar la legibilidad de las mismas en su formato original.
• Garantizar el acceso completo (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión) a los datos.
  A diferencia del emisor, el receptor de facturas electrónicas podrá optar por la conservación en papel de facturas recibidas en formato electrónico, a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Tributaria.

Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

• Mejora de la eficiencia reduciendo errores humanos.

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.

• Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.

• Obtención de información en tiempo real.

• Agilidad en la toma de decisiones.

• Administración y contabilidad automatizadas.

• Disminución de costes asociados a los documentos en papel: impresión, envío postal, almacenamiento, etc.

• Impacto positivo sobre el medio ambiente.

• Se facilita la lucha contra el fraude.

La facturación electrónica ya es obligatoria para las Administraciones Públicas y lo será en el futuro para empresas y particulares.

El servicio prestado por el portal e-Factura Red Eléctrica es totalmente gratuito.

Puedo enviarlas por correo electrónico a la dirección de email: facturacionelectronica@ree.es o por correo ordinario a la siguiente dirección:
Paseo del Conde de los Gaitanes 177.
28109 Alcobendas (Madrid)

Si emito mis facturas desde un establecimiento permanente en España enviaré mis facturas a través de la aplicación e-Factura Redeia.